世新大學校務問答 · 使用說明

世新 AI FAQ 使用說明

把校務問題打在網站上，AI 會從各處室整理的常見問題中找答案。查不到的問題可以一鍵送出「詢問單」，系統會自動交給負責的處室回覆。

所有使用者

一、怎麼問問題

不需要登入，打開網站就能直接問。

  1. 打開網站

    用電腦或手機瀏覽器打開 ai-faq.shu.edu.tw。左邊是「常見問題分類」，中間是對話區，最下面是輸入框。

    世新 AI FAQ 首頁：左側分類、中間歡迎訊息、下方輸入框
    首頁。第一次來可以先點中間的建議按鈕（例如「最低修課學分」）試試看。

  2. 用關鍵字搜尋常見問題

    左邊「常見問題分類」上方有一個搜尋框，打幾個字（例如「獎學金」「攝影棚」）就會立刻列出相關的題目，每題下方會標出它屬於哪個分類。點一下題目，右邊就會顯示答案。

    想找得更準，可以用空白隔開多個關鍵字，例如「實習 申請」，只會列出同時提到這兩個詞的題目。按右邊的放大鏡或 Enter 也能搜尋（Enter 會直接打開第一題）；要重新搜尋，點框裡的「×」或按 Esc 清空。用手機的話，先點左上角的選單打開側欄，就能看到搜尋框。

    側欄搜尋框輸入「獎學金」，右側有放大鏡按鈕，下方列出找到 7 題相關問題
    輸入「獎學金」，搜尋框下方列出 7 題相關問題，點題目就能看答案。

  3. 輸入問題，按「送出」

    在最下面的輸入框用平常說話的方式打出問題，按 送出 或鍵盤 Enter。也可以點左邊的分類，從列出的常見問題裡直接點選。

  4. 看 AI 的回答

    AI 會整理出一段回答。想看回答根據哪幾題 FAQ，點下方的「查看參考 FAQ」展開。

    AI 回答最低修課學分的畫面，下方有查看參考 FAQ
    「AI 整理」代表這段是 AI 依 FAQ 整理的；展開「查看參考 FAQ」可看到原文和相符程度。

    小提醒　回答僅供參考，重要規定仍以學校最新公告為準。問過的問題會記在左邊「之前的對話」，點一下就能再看。

所有使用者

二、查不到答案：提交詢問單

知識庫裡沒有的問題，可以交給處室的承辦人直接回覆你。整個流程如下：

你送出詢問單→AI 判斷該給哪個處室→處室收到通知信並回覆→你收到回覆信

  1. 看到「知識庫沒有這個問題」

    AI 找不到答案時，會出現一張粉紅色的提示卡。確認要請處室回答，就按 確認提出詢問單 →。

    AI 回覆目前知識庫沒有這個問題，下方有確認提出詢問單按鈕
    範例：問「停車證如何申請？」時，知識庫還沒有這題。

  2. 填寫你的 Email

    跳出的視窗請填你的電子郵件（建議用學校信箱），處室回覆後會寄到這裡。填好按 送出詢問單 →。

    請先填寫 Email 視窗，有電子郵件欄位與送出詢問單按鈕
    Email 要填對，否則收不到回覆。

  3. 看到「✓ 已提交」就完成了

    不用選處室，AI 會依問題內容自動送到負責的單位。

    提示卡變成已提交，問題已交由承辦處室處理
    送出後提示卡會變成「✓ 已提交」。

  4. 收到回覆信，順手評分

    處室回覆後，你會收到主旨寫著「處室已回覆，請為服務評分」的信，裡面有問題與處室的回答。點信裡的星星或按鈕，就能替這次服務打 1～5 顆星。

    小提醒　沒收到信的話，先看看垃圾郵件匣。

處室承辦人

三、收到詢問單後怎麼處理

學生送出的詢問單，會依 AI 判斷寄到各處室的通知信箱。以下處室畫面使用範例資料示意。

  1. 收到通知信

    信件主旨是「[校務AI系統 單號] 學生的問題」，內容有單號、學生的問題和聯絡 Email，以及本處室的後台連結和專屬登入碼。

    處室收到的通知信範例，包含詢問單編號、問題與開啟詢問單並回覆按鈕
    範例信件。實際信件會顯示本處室的專屬登入碼，請勿轉寄給他人。

  2. 點「開啟詢問單並回覆 →」，輸入處室登入碼

    第一次開啟會先看到登入畫面，輸入信裡的「專屬登入碼」後按 登入。同一台電腦登入過一次，之後會記住。也可以直接打開 ai-faq.shu.edu.tw/office 登入。

    處室承辦人登入畫面，輸入處室登入碼
    處室承辦人登入畫面。

  3. 在清單中找到這張單

    登入後會看到分派給本處室的所有單。上方可以依「待處理／處理中／已解決」篩選，點右邊的 開啟回覆 → 進入這張單。

    處室回覆清單，列出詢問單編號、問題與狀態
    範例畫面。「詢問單通知信箱」可以改成本處室實際要收信的信箱，改完按「儲存信箱」。

  4. 寫回覆，按「送出回覆」

    左邊是學生的問題，在「回覆內容」寫下要給學生的答案，按 送出回覆。送出後這張單會變成「已解決」，系統會自動把你的回覆寄給學生。

    詢問單回覆頁：左側提問內容與回覆框，右側轉單區與處理紀錄
    範例畫面。右側的「處理紀錄」會記下建立、寄信、轉單等每一個動作。

    小提醒　回覆會原文寄給學生，請用完整的句子寫清楚辦理方式、地點或聯絡分機。

    如果這題以後別人也可能問，勾選「將本次回答列為知識庫整理候選」，之後就能整理成正式的 FAQ。

處室承辦人

四、不是我們的業務：轉單

AI 偶爾會分錯處室。這時不用回覆，直接轉給正確的單位就好。

  1. 在單子右上方找到「這題不屬於本單位？」

    在「轉給」選單選正確的處室，「轉單原因」簡單寫一句，讓對方知道為什麼轉過去。

    轉單區塊：選擇轉給哪個處室、填寫轉單原因、確認轉出按鈕
    範例：把學籍相關的問題轉給教務處-學籍與註冊。

  2. 按「確認轉出」

    畫面會提示「詢問單已轉出」並回到清單，這張單會從本處室的清單中移除。

  3. 新處室會自動收到通知信

    接手的處室會收到一封新的通知信，處理紀錄也會留下轉單原因，不需要另外寫信通知。

    小提醒　不確定該給誰時，可以選「其他行政單位」。不能轉給本處室自己，系統會要求你選別的處室。

常見問題

遇到狀況怎麼辦

忘記處室登入碼？
每封通知信裡都有本處室的專屬登入碼；找不到的話，請寫信諮詢 yufan@mail.shu.edu.tw。
處室沒收到通知信？
先檢查垃圾郵件匣。再登入處室後台，確認「詢問單通知信箱」填的是正確的信箱。
學生說沒收到回覆？
請學生檢查垃圾郵件匣，也確認送出詢問單時填的 Email 是否正確。